Le salarié est amené à engager des dépenses lors d’un déplacement effectué dans un cadre professionnel. Bien qu’il soit normal de demander le remboursement des frais de déplacement à l’employeur, il faut comprendre le fonctionnement d’une telle procédure. Comment fonctionnent les frais de déplacement des salariés ?
Frais de déplacement : qu’est-ce que cela représente ?
Les frais de déplacement représentent toutes les dépenses engendrées par le déplacement d’un salarié dans le cadre professionnel. Cela englobe les trajets du domicile au lieu de travail et les voyages d’affaires, les conférences dans une ville ou un département voisin. Les employés en télétravail intervenant exceptionnellement sur site sont également concernés. Tant que le salarié est amené à se déplacer, il a le droit de demander un dédommagement. La loi oblige les employeurs à rembourser les frais engagés par les collaborateurs à condition qu’ils soient justifiés.
Un collaborateur souhaitant se prévaloir de son droit devrait tout savoir sur les frais de déplacement des salariés et les différents types de dépenses remboursables. En effet, il existe 2 types de frais de déplacement. D’une part, on trouve les coûts relatifs au transport lui-même : carburant, indemnité kilométrique, frais de parking, location de voiture. D’autre part, on relève les dépenses liées à l’hébergement, la restauration, les frais divers et la prime panier.
Justifier ses frais de déplacement
Aucun remboursement ne peut avoir lieu sans justificatifs. Si le collaborateur souhaite bénéficier d’un dédommagement, il est tenu de remplir une note de frais chaque fois qu’il engage des dépenses dans le cadre de son travail. Il transmettra cette note au service comptabilité de l’entreprise avec des factures ou des tickets de caisse. Chaque dépense doit avoir un motif réel et présenter un montant cohérent.
Lorsque le collaborateur remplit sa note de frais, celle-ci doit présenter les informations comme la date du déplacement, le motif, kilométrage total réalisé, et le montant à rembourser. Il est conseillé de conserver précieusement les pièces justificatives, car elles sont indispensables en cas de contrôle de l’URSSAF.
Les frais de déplacement sont entièrement à la charge de l’employeur et sont remboursés intégralement, quel que soit le statut du salarié, son poste ou son ancienneté. Cependant, il n’y a aucun moyen d’éviter l’avance de frais. Le salarié est obligé de régler lui-même ses factures et demander ensuite une indemnisation.
Comment fonctionne le remboursement ?
Pour effectuer le remboursement des frais, l’employeur peut procéder au réel ou au forfait. Le défraiement au réel implique le remboursement des frais de déplacement réellement engagés par le salarié. Ce dernier se verra alors rembourser la totalité de ses dépenses du moment qu’elles sont justifiées par des notes de frais. Cette option est particulièrement avantageuse pour les collaborateurs bien que le versement des sommes prenne parfois plusieurs semaines.
Si l’employeur choisit le défraiement au forfait, celui-ci accordera une somme permettant au salarié de couvrir ses dépenses. Le montant de l’indemnité est fixé par un barème établi par l’URSSAF. C’est un avantage pour le collaborateur qui n’est plus obligé de justifier ses dépenses pour percevoir son indemnité. Le remboursement au forfait est susceptible de pénaliser l’employeur si les dépenses réelles sont inférieures à la somme prévue. L’employé risque aussi d’être lésé s’il dépense plus que le forfait.
Comment calculer les frais de déplacement professionnel ?
Plusieurs critères permettent aux responsables de calculer le montant à rembourser au salarié au titre d’un déplacement professionnel. Le premier élément est le lieu de déplacement : en métropole, en outre mer ou à l’étranger. La destination entraînera quelques disparités dans le barème de l’URSSAF. On prendra ensuite en compte les indemnités kilométriques. Il s’agit d’une compensation financière versée aux collaborateurs se servant de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. L’indemnité kilométrique se calcule sur la base de la puissance fiscale de la voiture et du nombre de kilomètres parcourus. Une majoration de 20% est à prévoir si le salarié conduit une voiture électrique. Si le salarié ne se déplace pas avec son véhicule personnel, ce seront les frais de transport qui seront pris en compte : location de voiture, taxi, billets de transport.
L’URSSAF établit un barème pour les frais de repas et d’hébergement. Généralement, les forfaits sont plus importants pour les grands déplacements, c’est-à-dire des trajets de plus de 50 km du domicile de l’employé.
